법인(사업자등록을 한 개인사업자 포함)이 재화 또는 용역을 공급하는 때에는 계산서를 발급하여야 한다. 다만, 토지 및 건축물을 공급하는 경우에는 계산서 발급규정을 적용하지 아니한다. 법인이 계산서 발급의무가 없는 토지공급분에 대해 기재사항을 불분명하게 교부하거나 지연ㆍ미전송한 전자계산서에 대해서는「법인세법」 제76조에 제9항에 따른 계산서 가산세 부과대상에서 제외된다(서면-2017-전자세원-1150, 2017.5.17.).
다음 중 어느 하나에 해당하는 사업을 영위하는 자가 재화 또는 용역을 공급하는 때에는 영수증을 발급할 수 있다. 다만, 재화 또는 용역을 공급받은 사업자가 사업자등록증을 제시하고 계산서의 발급을 요구하는 때에는 계산서를 발급하여야 한다.
계산서를 발급하려는 경우에는 다음 사항이 기재된 계산서 2매를 작성하여 그 중 1매를 공급받는 자에게 교부하여야 한다. 다만, 사업자가 세금계산서를 발급한 경우에는 계산서를 발급한 것으로 본다.
부가가치세가 면제되는 농산물ㆍ축산물ㆍ수산물ㆍ임산물의 위탁판매의 경우나 대리인에 의한 판매의 경우에는 수탁자 또는 대리인이 재화를 공급한 것으로 보아 계산서등을 작성하여 해당 재화를 공급받는 자에게 발급하여야 한다(법령 121조 2항).
부가가치세 면세대상인 재화를 수입하는 경우에는 세관장이 수입계산서를 발급한다(법법 121조 3항).
사업자가 용역을 공급받는 자로부터 원천징수영수증을 교부받는 것에 대하여는 계산서를 교부한 것으로 본다.